¿Qué es un SGA? Un SGA o Software de Gestión de Almacenes es un programa que se usa para el control, coordinación y optimización de los movimientos, procesos y operativas propios de un almacén.
Aun cuando la investigación de los flujos, la asignación de docks, y la decisión del tipo de localización que se va a aplicar en el almacén condicionará el ajuste y parametrización específica de su programa de administración, estas son las funcionalidades principales que son indispensables en cualquier SGA:
- Administración de entradas;
- Administración de la localización de las unidades de carga;
- Administración de control de stock;
- Administración del control de las salidas.
Funcionalidades de entrada
En este conjunto resaltan 3 operaciones gestionables por medio del SGA, como son la recepción, la captura de datos logísticos y el etiquetado de los contenedores y la mercancía.
Recepciones
En algunas ocasiones, se reciben los productos sin paletizar y estos son consolidados en diversos contenedores, a la vez que se registran sus propiedades y atributos logísticos para, después, ser localizados dentro del almacén.
Otra forma de recibir la mercancía es por medio de contenedores en los cuales la mercancía llega paletizada al almacén, con lo cual no es necesario su consolidación y solo se necesita hacer la validación de los atributos logísticos y las porciones de la mercancía recibida para, luego, proceder a su localización.
El tercer tipo de recepción elemental que se puede ofrecer en un almacén es la de artículos que proceden de devolución. Si bien es parecido a cualquier persona de las anteriores recepciones comentadas, muestra propiedades particulares como podría ser la aplicación de estados y bloqueos de mercancía en el proceso de acceso a la instalación.
Dichos estados y bloqueos tienen la posibilidad de indicar, por ejemplo, la necesidad de pasar por el control de calidad, estar pendiente de revisión, etcétera. Después habrá que hacer la localización dentro del almacén en regiones concretas o determinadas para esta clase de mercancía.
Captura de datos logísticos
Dichos datos integran diversas informaciones tales como el lote al que pertenece la carga, su caducidad, su peso, su temperatura, el número de serie, etcétera. La captura de dichos datos en el instante de hacer el proceso de recepción otorga al stock una trazabilidad.
Los atributos logísticos, como la identificación del lote o el número de serie, permiten conocer después qué mercancía se ha servido exactamente a cada comprador en específico.
Etiquetado de contenedores y mercancía
La tercera funcionalidad en las entradas se complementa con la anterior. Un dock scheduling system debería poder producir etiquetas de código de barras para todos los contenedores y mercancías que se almacenen. Debido a ello, todos los procesos y operativas que se lleven a cabo dentro del almacén se validarán, con precisión, por medio de la lectura de dichos códigos, lo cual remueve los probables errores y confusiones que se logren crear en la manipulación de la mercancía.
Además tienen la posibilidad de ser etiquetados por medio de los códigos de barras todos los artículos que se recepcionen de forma que, después, se realicen los procesos de salida con una mayor velocidad y eficiencia.
La documentación de las recepciones posibilita, además, obtener informes en los cuales quedan reflejadas las diferencias entre la mercancía prevista y la que realmente se ha recibido, así como otras preguntas, como tienen la posibilidad de ser el cumplimiento de las franjas horarias de recepción.
El cometido del SGA no acaba en estas ocupaciones, debido a que por medio de una interfaz se ocupa de transmitir al ERP de la organización el cierre de recepción, en el cual se especifica con precisión cuántas unidades de las diversas referencias han entrado al almacén, de manera que el ERP logre realizar las gestiones administrativas con los proveedores.
Funcionalidades de localización
En esta clase de operaciones, resaltan 3 gestiones: la administración de la localización por medio de normas y tácticas, el cross-docking y la administración de la restauración y la consolidación.
La administración de la localización por medio de normas y tácticas
Es la delegada de escoger la ubicación correcta en el almacén para una mercancía concreta. Para eso, el programa tiene presente fronteras como la rotación de artículos (A, B o C), los tipos de contenedores empleados para la consolidación de la mercancía, las familias o tipos de productos que se manejan, la peligrosidad o incompatibilidad de unos productos u otros con el fin de que no queden unidos o cercanos, las presentaciones de los artículos, el volumen de los mismos, etcétera.
‘Cross-docking’
Por su lado, por medio del cross-docking se ahorran movimientos con la carga. Si llega al almacén una mercancía de la que se debería sustraer producto que formará parte de un pedido que está activo y en el cual falta stock, se lleva a alojarla en el área de preparación de peticiones, de forma directa a partir del área de recepción. Cuando la mercancía elemental se ha preparado para salida, se nace a la localización dentro del almacén de la que sobre.
La administración de la restauración y la consolidación
Además tiene como fin el ahorro de movimientos de la mercancía en la instalación. Se aplica, al igual que en el cross-docking, anterior a proceder a la localización definitiva de la carga.
Esta funcionalidad se desarrolla en centros en los cuales se han predeterminado posiciones de picking; si en éstas queda poco producto, se repoone con la mercancía que termina de llegar, de forma que haya stock suficiente para la ejecución de los demandas. Más adelante, se procede a la localización de la carga que sobra de esta operación.